السكرتيرة مؤهلات خاصة جدا! 2024.

لم تعد السكرتيرة، كما تحاول وسائل الإعلام العربية أن تروج، هي تلك السيدة التي لا يشغلها سوى تقليم الأظافر، ووضع الماكياج، والحديث في التليفون، هذا فضلا عن أن علاقتها بمديرها تتعدى حدود العمل بكثير، بل أصبحت تلك المهنة ذات أهمية كبيرة في عصر المعلومات، حتى بات ينظر للسكرتيرة على أنها أول كلمة في قصة نجاح أي مسئول.

ولكي تتمكن السكرتيرة من أداء مهامها، فلا بد أن تتمتع ببعض السمات الشخصية، فضلا عن تسلحها ببعض المهارات الفنية المرتبطة بعصر المعلومات،
وللسكرتيرة مواصفات محددة للسكرتيرة الناجحة، من أبرزها أن تكون كتومة وقادرة على حفظ أسرار العمل، فكلمة سكرتيرة مشتقة من كلمة secret أي السر.

فيجب على أي مسئول أن يتأكد من هذه النقطة أولا (حفظ أسرار العمل)، وألا تشغله المواصفات الأخرى للسكرتيرة كحسن المظهر وإجادة اللغات والكمبيوتر عن تلك الصفة ؛ لأنه في حالة عدم توافرها، فإن أسرار الشركة ستكون متاحة في السوق ؛ مما يؤثر على وضع الشركة التنافسي. وعند التأكد من هذه الصفة يكون لزاما على المسئول أو المدير أن يتأكد من السمات الشخصية الأخرى، وهي الثقافة والوعي والإدراك والدقة واللباقة.

وبعد التأكد من السمات الشخصية يأتي الجانب الآخر المكمل لها، وهو اختبار إجادة السكرتيرة للغة العصر، ففي عصر التكنولوجيا أصبح التعامل مع الحاسب الآلي من الضرورات الأساسية التي يجب أن تتقنها السكرتيرة، بالإضافة إلى إتقان عدد من اللغات ؛ مما ييسر التعامل مع العقود والأجانب في ظل اقتصاديات السوق المفتوحة.

عقلية منظمة ومحتشمة

والسكرتيرة لا بد أن تتمتع أيضا بالعقلية المنظمة، وهذا ما جعل هناك ضرورة لإنشاء معاهد العلوم الإدارية في الدول العربية، ففي هذه المعاهد تدرس السكرتيرة الاقتصاد والمحاسبة وإدارة الأعمال، بما يسهم في تشكيل عقلية منظمة، كما تدرس أيضا تنظيم إدارة الوقت وإعداد جداول زمنية على الكمبيوتر للمدير، وتذكيره بما لديه من اجتماعات أو اتصالات تليفونية أو ردود على فاكسات في الوقت المناسب.

ولأنها ليست ديكورا لإبهار الآخرين، بل العمود الفقري وشريان الحياة لشركتها، والنافذة الرئيسية التي يحكم بها الزائر على المدير، ويجب ان تتسم السكرتيرة بالاحتشام في الكلام وغيرها من الصفات الشخصية حتى تستطيع أن تكسب احترام الآخرين.

ويجب منها أن تكون ذكية في تعاملها مع رئيسها، فتحاول أن تفهم طبيعة شخصيته وأسلوبه وطباعه، وتستطيع أن تختار التوقيت الملائم لعرض الموضوعات المختلفة عليه، فمثلا هناك موضوعات يحتاج عرضها على المدير أن يكون هادئا، وهناك أمور يفضل أن تعرضها عليه ليحسمها في بداية يوم العمل، وهناك أمور يمكن تأجيلها.

الرد على التليفون

السكرتيرات أنفسهن لهن رأي في المهنة التي يعملن بها، حيث يضفن بعض المهارات.. مثل :-
أن الرد على التليفون قد يراه البعض مهارة بسيطة ولكنها تحتاج لوعي وفهم حتى إنها تدرس في الجامعة الأمريكية ضمن دبلومة السكرتارية، فالرد الخطأ على العميل في الهاتف قد يؤدي إلى فقدانه؛ لذلك لا بد أن تكون طريقة الحوار مناسبة من ناحية الكلمات والأسلوب.

فلا بد أن تبدأ السكرتيرة عند الرد على التليفون بالإفصاح عن اسم الشركة والقسم الذي تعمل فيه، ثم تسأل المتحدث عن اسمه، ورقم تليفونه لتقيد ذلك فورا، ثم تسأله عن نوع الاستفسار الذي يطلبه لتحوله مباشرة إلى القسم المختص دون إضاعة وقت العميل أو وقتها، وهذه الطريقة بالطبع تختلف عن الطريقة المتبعة لدى السكرتيرة التقليدية (غير مؤهلة) التي ترد على التليفون كما لو كانت المحادثة شخصية.

الحاسة السادسة

أن وظيفة السكرتيرة ليست كما يعتقد البعض سهلة، بل إن مهامها كثيرة وشاقة، كما تتطلب استعدادا خاصا لا يتوافر عند كل الأشخاص، فمن تعمل بهذه المهنة لا بد أن تدرك بحاستها السادسة طبيعة المدير وتعرف الأشخاص الذين يرغب رئيسها في أن يقابلهم، والأشخاص الذين لا يرغب في مقابلتهم لتتخلص منهم بطريقة لبقة، ونفس الشيء بالنسبة للمكالمات التليفونية.

كما أن عليها أن تقرأ البريد وتعرف كيف تعرضه على رئيسها، وكيف ترد عليه، وتتولى قراءة الأخبار السعيدة لترسل باسم رئيسها باقات ورد لأصحابها أو برقيات عزاء في الأحداث المحزنة، إضافة إلى تنظيم مواعيد رئيسها ورحلاته الداخلية والخارجية، وهذه الأمور تحتاج إلى فتاة لديها استعداد للعمل طوال الوقت، وألا تكون من الموظفين الذين لا يشغلهم سوى موعد الحضور والانصراف.

ولا تتوقف مهارات ومزايا السكرتيرة عند هذا الحد، بل لا بد أن يكون لديها القدرة على تحضير المؤتمرات وتنظيم الرحلات، وأن تستطيع التصدي للمشكلات بدلا من عرضها على المدير؛ وبالتالي تساعد المدير على استثمار وقته، وعليها أن تكون مرنة ولبقة، فالمدير يمكن أن يرفض مقابلة شخصية معينة، وهو ما يتطلب من السكرتيرة أن تتصرف دون أن تعرض الضيوف للحرج، ودون أن يلام مديرها على عدم مقابلة الضيف.

وحتى تنجح السكرتيرة في أداء مهام وظيفتها فلا بد أن تتمتع بميزة تراها كاميليا شكري السكرتيرة بإحدى الشركات هامة جدا، وهي الصرامة في التعامل مع الأشخاص المتجاوزين في سلوكهم.

لماذا النساء أفضل؟

واللافت للنظر في مجال عمل السكرتارية أنها ارتبطت بالنساء، ولكن بدأ الرجال يدخلون في هذه المهنة، إلا أن كل الشواهد تؤكد أنه لا تزال للمرأة أفضليتها في هذا المجال، حيث يقول المهندس محمد جاد رئيس مجلس إدارة إحدى شركات السياحة أنه لا غنى عن المرأة في وظيفة السكرتيرة؛ فهي تستطيع امتصاص غضب العميل وإلحاحه في سرعة مقابلة المسئول، ولديها قدرة على التصرف بلباقة أفضل من الرجال لإخراج المدير من بعض المآزق، فضلا عن أنها أكثر حرصا على انتظام العمل.

أن فن السكرتارية يعني المرأة؛ فهي الوحيدة التي تتحمل غضب المدير في جميع الظروف، وتتميز بالطاعة والأمانة، وتؤدي خدمات لا يمكن أن يؤديها الرجل بصدر واسع مثل استضافة الزائرين وتقديم الشاي والإشراف على الخدمة كاملة دون تبرم، ويصل بها الحد إلى الإشراف على نظافة المكتب في حالة غياب المسئول؛ لأنها تهتم باللمسة الجمالية والأناقة .

وصراحة بوجهه نظرى أنه لا فرق بين الرجل والمرأة في هذه المهنة ما دام أن كلا منهما لديه القدرة على تلبية احتياجات المدير، وخاصة توفير المعلومات التي باتت من أهم وظائف السكرتارية في عصر المعلومات، وهذا يتطلب إمكانيات قد تتوافر في الرجل والمرأة.

جزاك الله خير

موضوع قيم

ومعلومات مفيدة جدا

اشكر كل من قام بالمرور ع المشاركة

تقبلي احترامي وتقدير

لكم تحياتي

جزاك الله خير

موضوع قيم

ومعلومات مفيدة جدا

نعــــــــــــم ولكن أين الضوابط الشرعية لعمل السكرتيرة , ثم هل يجوز عملها أصلا ؟

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

مسا الخير على الجميع

هيه ذكرتوني

ترجية ويا ترجية صاروا تراجي شعبية سكرتيره نظاميه

أعباء السكرتيرة الآن غير عن أول حتى مب أول نقول غير عن ست او سبع سنين مضوا

ومب شرط تشتغل عند مدير حتى عند مديرة

مممم لا هناك فرق حبوبة لانه من ضمن الموضوع الي طرحتيه كل الشواهد تؤكد أنه لا تزال للمرأة أفضليتها في هذا المجال وانذكر السبب فهي تستطيع امتصاص الغضب
يمرون عليج ناس اسلوبهم مب اوكي هني لازم تمتصين غضهم مااعتقد انه كل الرياييل يتحملون هالشي بشكل يومي
اما من ناحية الترتيب متعادليين في هالنقطة
اما بالنسبة لتنظيف المكتب ما اعتقد حد يسويها الحينه وليش تنظف له المكتب والفراشيين وين ؟
كل حد ياخذ دوره في المؤسسة الي يشتغلون فيها او المدرسة

وكل هالأشياء تكون العلاقة تحت ضوابط شرعية اذا تشتغل في مكان مختلط

والله يوفق الجميع

لكم الف شكر على الموضوع القييم

حافظنكم الله

اشكركم اخواتي ع مروركم الطيب وكلي امل في المزيد من التواصل فيما بيننا

تحياتي لكم

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
اشكر الاخت الفاضلة على هذه الكلمات في حق السكرتاريا
هم الجنود المجهولون
ولكن نحن الرجال نقوم بهذه الاعمال
فأنا في الاجازة الصيفية استلمت الكتب وبعض الاثاث المدرسي
وامر من وقت لآخر للاطمئنان علي مدرستي
وانا شخصيا اقوم بالاعمال التي ذكرت لاحلل راتبي
ويجب ان لا ننسى انه في عملنا نحن امناء السر الاحترام وتقدير الموظفين والطلاب واولياء الامور
والبشاشة في وجوه الاخرين
والابداع في العمل
واقول لكم وفقكم الله
والله يعطيكم الصحة والعافية

اخوكم ابو سيف سلطان المزروعي
امين سر مدرسة

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

اختي الغالية اول شي السموحه ع القصور وثاني شي اشكرج ع الكلمات اللي كتبتيها في حق السكرتايا واللي مثل ما قال اخوي سلطان انهم هم الجنود المجهولين بكل مكان سواء مدرسة أو اي دائرة او شركة ..

بس ياريت حد يقدر هالجنود ……