——-
تلعب الاجتماعات دورًا حيويًا في الحياة العملية لكل إنسان، وليس من اللائق أن يخفق العديد منا في إثمار ما نبتغيه من نتائج. فمن خلال دراسات علمية مكثفة، تم التوصل إلى أن معظم الأفراد الذين يعملون في الشركات التجارية يقضون -على الأقل- أربعين في المئة من أوقاتهم في الجلوس في اجتماعات؛ على الرغم من أن تلك الإحصائية ليست حقيقية؛ لأنها لا تتضمن الوقت الضائع في الاجتماعات المفاجئة.
فإذا تم تعريف الاجتماع على أنه ملتقى بين شخصين أو ثلاثة أشخاص للحديث في أشياء ترتبط بالعمل ارتباطًا قويًا، فعلى الأرجح أن يأخذ ذلك على الأقل 90 % من الأوقات التي نقضيها في الاجتماعات. فمن المؤسف في هذا الموضوع أن أغلبية تلك الاجتماعات تفتقد للكثير من التنظيم والإدارة ولا تعد إلاّ إضاعة كاملة لوقت الآخرين.
وإن لم يحُز غرض الاجتماع على التفكير والوقت الكافيين، فربما يجهل المشتركون فيه الموضوعات التي من المفترض أن تُطرح للمناقشة، وما الذي يجب عليهم إنجازه أو سبب وجودهم في مكان الاجتماع في المقام الأول. وفي النهاية، لن يتوصل المشتركون في الاجتماع إلى أي قرار سليم، ولن يبتّ أحد في الموضوعات المهمة، ولا شيء يتم إنجازه.
ويترتب على ذلك إهدار الكثير من الوقت الثمين والقرار الوحيد الذي يتوصل إليه المجتمعون هو انعقاد اجتماع آخر. ولكن لا يمكن تنظيم هذا الاجتماع الآخر؛ لأن الشخص الذي دعا إليه لا يملك جدول الأعمال الخاص به في الوقت الحالي.
غرض الاجتماع ومكان انعقاده
يقول خبير التطوير الإداري الدكتور محمد أحمد عبد الجواد: عندما تقرر حضور أي اجتماع، يجب أن تعرف مقدمًا سبب انعقاده، وهل يتوقع منك أن تصنع قرارًا فيه؟ أم فقط سيشاركك الجميع في المعلومات التي تقدمها؟ وهل يعقد الاجتماع لحل مشكلة، أو لطرح خطة مستقبلية أو لجعل الجميع على دراية كاملة بالحالة الراهنة لمشروع ما، أو لمناقشة أعمال جديدة أو أي شيء من هذا القبيل؟ وعندما تعرف ما المتوقع منك القيام به بما أنك مشارك في الاجتماع، فمن الأفضل أن تعمل على إعداد نفسك له.
وحتى تضمن عدم تأخر أحد الأعضاء بعذر يصعب الدفاع عنه، كأن يقول مثلاً إنه اتجه نحو المكتب الخطأ، أو غرفة الاجتماع غير المتفق عليها، كن حريصًا على تحديد مكان الاجتماع بدقة. أما إذا كان الاجتماع سيُعقد في مكان مختلف عن المكان المعتاد فيجب التأكد من إعطاء العنوان السليم للجميع إلى جانب اسم وموقع غرفة الاجتماع.
الالتزام بمواعيد الاجتماعات
من المؤسف ألاّ يحترم البعض الاجتماعات عن طريق عدم الالتزام بمواعيد بدايتها ونهايتها، وعدم اتخاذها على محمل الجد. فدائمًا تجدهم متأخرين في الحضور ومبكرين في الانصراف ودائمي الحديث خلال الاجتماع.
فمن السهل أن تغير من أسلوب الآخرين وطرق تصرفاتهم التي اعتادوا عليها منذ زمن بعيد، إذا تم إخبارهم أنك تهدف إلى أن ينتهي الاجتماع بنتائج مثمرة وفعّالة. فيجب عليك التأكيد على وصول الجميع في الوقت المحدد دون تأخير .
الاعتذار عن الاجتماعات
لا يعني أن أحدًا أراد أن ينظم اجتماعًا وجهًا لوجه معك أن الاجتماع لابد وأن يعقد. فبعد أن تنظر إلى برنامجك، لا بأس أن تتصل بهذا الشخص، وتناقش معه تفاصيل الاجتماع والنتائج المتوقعة بعد انتهائه. وبعد أن تتصل هاتفيًا، تكتشف أنه من الممكن التوصل إلى النتائج المطلوبة والمعلومات الضرورية عبر الهاتف دون أن يكون هناك اجتماع في المقام الأول.
ولا يعني أيضًا مجرد دعوتك لحضور اجتماع أنك ملزم بالحضور. فلا يمكنك أن تتخيل الأعداد المهولة من الأفراد الذين يحرصون على حضور اجتماعات دون أن يكون لذلك فائدة على الإطلاق. فكل ما يفعلونه هو الجلوس دون جدوى في تلك الاجتماعات مما يؤدي إلى ضياع الكثير من الوقت الثمين في ذلك النشاط غير المجدي. ولذلك، إن كنت تعتقد أنك لا تملك شيئًا ذا قيمة حقيقية لتقدمه في أي اجتماع تحضره، يمكنك الاتصال فحسب بالشخص الذي نظم الاجتماع ولتخبره بذلك.
فلماذا تبدد أوقاتك الثمينة في الجلوس في اجتماعات لمناقشة أشياء ليست لها أهمية مباشرة لك عندما يكون بمقدورك القيام بأشياء أكثر أهمية وعملية في مكتبك؟
هل من الضروري أن تحضر الاجتماع من بدايته حتى نهايته؟ في بعض الأحيان، يتطلب حضور الشخص للاجتماع جزءًا قصيرًا منه فقط. فإذا كان الأمر كذلك، ففي المرة القادمة عندما يُطلب منك حضور اجتماع، التقط سماعة الهاتف، واطلب من منظم الاجتماع أن تتواجد فقط في الوقت المخصص لك نظرًا لما تقدمه من معلومات أو أوراق تفيد بتقدم الاجتماع فحسب. وبتلك الطريقة، لن تصبح مضطرًا إلى إهدار الكثير من أوقاتك الثمينة في الاستماع إلى أشياء يناقشها الآخرون دون أن تكون متعلقة بك بأي حال من الأحوال.
ماذا عن المرحلة القادمة؟
في نهاية الاجتماع، يجب أن يستغل منظم الاجتماع دقائق معدودة لتلخيص النقاط المهمة التي تم طرحها للمناقشة ولتحديد المرحلة القادمة من العمل. وإذا ثبت الحاجة إلى القيام بأي أعمال إضافية، يجب تحديد المهام التي قد تؤدي إليها، ويجب أيضًا إخبار الأفراد الذين يعملون على إنجازها بموعد تسليمهم لتلك المهام.
وإذا أُسند إليك أي عمل من الأعمال، يجب أن تُطرح بعض الأسئلة، وأن تأخذ بعض الملاحظات التفصيلية التي تشرح دورك في هذا العمل حتى لا يحدث سوء فهم حول صيغة العمل أو الوقت المحدد الذي ينبغي فيه تسليم المشروع. وإذا طُلب منك تنظيم اجتماع آخر، فيجب أن تضع الوقت والتاريخ قبل أن يترجل أحد خارج غرفة الاجتماع.
تلخيص النقاط الهامة
يجب على أحد المشتركين تخصيص حصة من الوقت لتلخيص ما تم طرحه في الاجتماع حتى يتعرف الجميع على النقاط التي تم مناقشتها والقرارات التي تم التوصل إليها، والتخطيط للمرحلة القادمة من العمل، وتحديد الأشخاص المتوقع منهم تنفيذ تلك المرحلة وموعد القيام بذلك. ويجب أن يوزع الوقت المخصص لذلك على أيام قليلة من بعد انتهاء الاجتماع.
يعتمد نجاح الاجتماع على مدى فاعليته وتحقيقه للرضا العام بين المشاركين وكثيرا مانرى العكس وبخاصه فى مجتمعاتنا العربية بعكس الغرب
ارى نقطه مهمه وهي اختيار الزمان والمكان المناسبين يؤثر في نجاح الاجتماع
فقد لا يكون الزمان مناسباً بحيث يؤدي إلى تغيب المدعوين
أو يساهم التوقيت السيء في فقدان التفاعل داخـــل الاجتماع
من الاهميه ان نعرف ماذا يحدث بعد صنع القرار تجاه المواضيع المدرجة والتي تمت مناقشتها في الاجتماع.
هل تنفذ أم تصبح حبراً على ورق ويكون مصيرها الحفظ في الملفات
لابد من عدم أغفال نقطه المتابعة من تنفيذ الاجتماع حتى نصل الى مانصبو الية وترى القرارات النور
كل الشكر والتقدير