أولاً :الإجراءات العامة:
1. حافظ على أصناف العهد المصروفة للمدرسة
2. أكد على جميع العاملين المدرسة بالمحافظةعلى العهد الشخصية المصروفة لهم.
3. لا تطبع النماذج المستودعية
4. لا تمح أو تكشط أو تشطب أي رقم أو عبارة عند استعمال النماذج المستودعية.
5. قم بالتصحيح اللازم باستخدام المداد الأحمر ووقع على ذلك .
6. عدّل الأرقام بكتابةالتصحيح رقماً وكتابة.
7. قيد أصناف العهد أولاً بأول ولا ترجئها إلى يوم تالٍ.
8. حدد رصيد العهد بعد كل عملية استلام أو صرف أو إرجاع.
9. لا تغير أوتعدّل النماذج المستودعية
10. ألغd أي نموذج من نماذج المستودعات حدث فيه خطأ أوسهو بوضع خطين مائلين متوازيين بالمداد الأحمر واكتب بينهما عبارة (لاغي)، واشرح أسباب الإلغاء على ظهر النموذج ووقع على ذلك ، واحتفظ بالنموذج الملغى في ملف خاص.
11. تخلص من الأصناف المكدسة التي لم تعد الحاجة قائمة لها في مدرستك وفقاً لما سيوضح في رابعاً .
12. كوّن لجنة في بداية كل عام دراسي لتسليم كل موظف أومعلم أو غيرهما ما يخصه من أدوات وأثاث واستلمها منه في نهاية كل عام بموجب محضرجرد وتسليم.
ثانيًا : صرف أصناف المخزون
آ إذا كانت المدرسة محدثة اتبع الآتي:
1. حرر خطاباً لمدير المستودع تطلب فيه طلب صرف موادعلى النموذج المعد لذلك على أن ترفق بخطابك صورة من تكليفك بإدارة المدرسةالمحدثة.
2. اتبع الخطوات الخاصة بصرف المواد في المدارس القائمة.
ب إذا كانت مدرستك من المدارس القائمة اتبع الآتي:
1. أعد نموذج طلب صرف مواد ، على النموذج المعد لذلك من أصل وخمس صور.
2. قم بتعبئة رقم الصنف بعد الرجوع إلى دليل الأصناف.
3. قم بتعبئة اسم الصنف ووصفه، نوع الصنف، الوحدة، الكميةالمطلوبة.
4. قم بتعبئة الرقم المتسلسل الخاص بالمدرسة (على الركن الأعلى الأيسرمن النموذج) على أن يبدأ من أول طلب صرف مواد من المدرسة.
5. خصص لكل مجموعةأصناف متجانسة وموجودة في مستودع واحد نموذجاً خاصاً بها .
6. وقع النموذج واختمه بختم المدرسة أسفل التوقيع.
7. احتفظ بالصورة الخامسة في ملف خاص.
8. أرسل الصور الأربع والأصل إلى صاحب الصلاحية (مدير التعليم أو من ينيبه) لاعتماده.
9. أرسل الصور الأربع والأصل إلى إدارة المستودعات لاتخاذ إجراءات الصرف.
10. أرسل أصل طلب الصرف مع الصور إلى المستودع الذي يخزن به المطلوب (الأثاث المكتبي، الكتب الدراسية، الأدوات المكتبية، المختبرات والوسائل التعليمية،الرجع، كتب المكتبات،.. الخ) للحصول على الأصناف التي طلبت.
11. استلم الصورة الرابعة مع الأصناف المسلمة للمدرسة بعد مطابقة الأصناف على طلب الصرف الذي وقعت عليه بالاستلام.
12. احفظ الصورة الرابعة والموقع عليها باستلام المواد المصروفة في ملف خاص بها للرجوع إليها عند الحاجة.
ثالثًا : قيد العهد1.
سجّل الأصناف المستديمة في بطاقات عهدة خاصة بها
2. سجّل الأصناف المستهلكة في بطاقات عهدة خاصة بها ويمكن أن يخصص لكل صنف من الأصناف المستهلكة بطاقة خاصة بها من بطاقات العهدة على النموذج المعد لذلك
3. سجّل الأصناف المصروفة بموجب طلب صرف مواد على النموذج المعد لذلك في بطاقات العهدة على النموذج المعد لذلك من واقع ما دون في طلب الصرف بحيث يبين جميع البيانات المتعلقة بالصنف المصروف.
4. سجّل الأصناف المصروفة بموجب نقل عهدة في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك.
5. سجّل الأصناف المصروفة كمنح أو هدايا أو هبات أو تبرعات في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك
6. سجّل الأصناف المشتراة من عائدات المقصف أوغيره في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك.
7. سجل الرصيد الموجود في المدرسة في الحقل المخصص في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك بعد كل عملية قيد أو نقل أو إرجاع للعهدة .
رابعًا : نقل العهدة
اتبع الإجراءات الآتية عند نقل العهدة داخلياً بين العاملين في المدرسة أو من إدارة أوقسم أو موقع أو منطقة إلى أخرى:
1. معاينة العهدة المراد نقلها من قبل المسلم والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض.
2. إعداد محضر بنقل العهدة من أصل وصورتين يعتمد من مدير المدرسة إذا كان داخلياً بين العاملين في المدرسة أو من مديرالتعليم إذا كان غير ذلك.
3. إرسال أصل محضر نقل العهدة من إلى إدارة أو قسم أووحدة مراقبة المخزون بإدارة التعليم لإجراء قيود نقل العهدة. وتسلم الصورة الأولى للمسلم وتسلم الصورة الثانية للمستلم.
4. متابعة إجراءات إنزال العهدة من عهد مدرستك إذا كانت منقولة منها إلى غيرها.
خامسًا : فقدان أو تلفالأصناف
1. حرر محضراً بحادث الفقد أو التلف يوقع من ثلاثة أعضاء على الأقل.
2. تقص أسباب التلف أو الفقد الحاصل وعما إذا كان ذلك نتيجة إهمال أوتقصير في الصيانة أو سوء استخدام، أو أية عوارض أخرى طارئة مع تحديد مسؤولية المقصرأو المتسبب.
3. ارفع المحضر إلى مدير التعليم لاتخاذ اللازم.
سادسًا : التخلص من رجيع المدارس من العهد
1. شكل لجنة منثلاثة أعضاء.
2. كلف اللجنة بتصنيف رجيع المدرسة ( جديدة ، صالحة للاستعمال،يمكن إصلاحها ، غير صالحة ) .
3. كلف اللجنة بكتابة بيانات لكل صنف .
4. كلف اللجنة بكتابة توصية لكل صنف إما إضافتها إلى مستودعات إدارة التعليم إذا كانت جديدة أو صالحة للاستعمال ، أو إصلاحها إذا كانت الفائدة من إعادة استعمالها تزيدعلى تكاليف الإصلاح مع بيان نوع الإصلاح المبدئي، أو التخلص منها عن طريق البيع أوالإتلاف مع مراعاة المصلحة العامة في جميع الأحوال .
5. أرسل البيانات ومحضراللجنة للمستودعات بإدارة التعليم لتتخذ الإجراءات اللازمة
6. تابع الإجراءات حتى يتم التخلص من الرجيع وينزّل من عهدة المدرسة .
سابعاً:إرجاع الأصناف إلى المستودعات1.
أرجع الأصناف إلى المستودعات كل ثلاثة أشهر أو أقل عند انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله أو في حالةالاستغناء عنها، أو عند زيادتها عن الحاجة الفعلية أو لعدم صلاحيتها أولتلفها.
2. حرر مستند إرجاع على النموذج المعد لذلك من أصل وسبع صور.
3. وقع المستند واختمه وأرسله مع الأصناف إلى المستودعات.
4. اعرض الأثاث كالكراسي وغيره على المفتش الإداري للتصديق بعدم صلاحيتها
5. اعرض الأدوات الكهربائيةعلى قسم الصيانة
6. اعرض الأدوات الرياضية والفنية والكشفية على قسم النشاط.
7. اعرض أدوات المختبرات والوسائل التعليمية على تقنيات التعليم.
8. استلم الصورة السابعة التي تفيد باستلام المستودعات للأصناف المرجعة بعد البت في أمر الأصناف المرجعة من قبل اللجنة المختصة واستلام المستودع الأصناف المرجعة.
ثامنًا : جرد الأصناف
1. اجرد جميع الأصناففي المستودع دفعة واحدة مرة كل سنة على الأقل بواسطة لجنة من غير المسؤولين عن عهدالمستودعات أو قيدها.
2. دون الأصناف في استمارة الجرد على النموذج المعد لذلك من أصل وخمس صور، بعد اعتمادها وتوقيعها.
3. أرسل الأصل والصور إلى إدارة التعليم بعد مطابقتها على ما هو مدون في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك.
1. حافظ على أصناف العهد المصروفة للمدرسة
2. أكد على جميع العاملين المدرسة بالمحافظةعلى العهد الشخصية المصروفة لهم.
3. لا تطبع النماذج المستودعية
4. لا تمح أو تكشط أو تشطب أي رقم أو عبارة عند استعمال النماذج المستودعية.
5. قم بالتصحيح اللازم باستخدام المداد الأحمر ووقع على ذلك .
6. عدّل الأرقام بكتابةالتصحيح رقماً وكتابة.
7. قيد أصناف العهد أولاً بأول ولا ترجئها إلى يوم تالٍ.
8. حدد رصيد العهد بعد كل عملية استلام أو صرف أو إرجاع.
9. لا تغير أوتعدّل النماذج المستودعية
10. ألغd أي نموذج من نماذج المستودعات حدث فيه خطأ أوسهو بوضع خطين مائلين متوازيين بالمداد الأحمر واكتب بينهما عبارة (لاغي)، واشرح أسباب الإلغاء على ظهر النموذج ووقع على ذلك ، واحتفظ بالنموذج الملغى في ملف خاص.
11. تخلص من الأصناف المكدسة التي لم تعد الحاجة قائمة لها في مدرستك وفقاً لما سيوضح في رابعاً .
12. كوّن لجنة في بداية كل عام دراسي لتسليم كل موظف أومعلم أو غيرهما ما يخصه من أدوات وأثاث واستلمها منه في نهاية كل عام بموجب محضرجرد وتسليم.
ثانيًا : صرف أصناف المخزون
آ إذا كانت المدرسة محدثة اتبع الآتي:
1. حرر خطاباً لمدير المستودع تطلب فيه طلب صرف موادعلى النموذج المعد لذلك على أن ترفق بخطابك صورة من تكليفك بإدارة المدرسةالمحدثة.
2. اتبع الخطوات الخاصة بصرف المواد في المدارس القائمة.
ب إذا كانت مدرستك من المدارس القائمة اتبع الآتي:
1. أعد نموذج طلب صرف مواد ، على النموذج المعد لذلك من أصل وخمس صور.
2. قم بتعبئة رقم الصنف بعد الرجوع إلى دليل الأصناف.
3. قم بتعبئة اسم الصنف ووصفه، نوع الصنف، الوحدة، الكميةالمطلوبة.
4. قم بتعبئة الرقم المتسلسل الخاص بالمدرسة (على الركن الأعلى الأيسرمن النموذج) على أن يبدأ من أول طلب صرف مواد من المدرسة.
5. خصص لكل مجموعةأصناف متجانسة وموجودة في مستودع واحد نموذجاً خاصاً بها .
6. وقع النموذج واختمه بختم المدرسة أسفل التوقيع.
7. احتفظ بالصورة الخامسة في ملف خاص.
8. أرسل الصور الأربع والأصل إلى صاحب الصلاحية (مدير التعليم أو من ينيبه) لاعتماده.
9. أرسل الصور الأربع والأصل إلى إدارة المستودعات لاتخاذ إجراءات الصرف.
10. أرسل أصل طلب الصرف مع الصور إلى المستودع الذي يخزن به المطلوب (الأثاث المكتبي، الكتب الدراسية، الأدوات المكتبية، المختبرات والوسائل التعليمية،الرجع، كتب المكتبات،.. الخ) للحصول على الأصناف التي طلبت.
11. استلم الصورة الرابعة مع الأصناف المسلمة للمدرسة بعد مطابقة الأصناف على طلب الصرف الذي وقعت عليه بالاستلام.
12. احفظ الصورة الرابعة والموقع عليها باستلام المواد المصروفة في ملف خاص بها للرجوع إليها عند الحاجة.
ثالثًا : قيد العهد1.
سجّل الأصناف المستديمة في بطاقات عهدة خاصة بها
2. سجّل الأصناف المستهلكة في بطاقات عهدة خاصة بها ويمكن أن يخصص لكل صنف من الأصناف المستهلكة بطاقة خاصة بها من بطاقات العهدة على النموذج المعد لذلك
3. سجّل الأصناف المصروفة بموجب طلب صرف مواد على النموذج المعد لذلك في بطاقات العهدة على النموذج المعد لذلك من واقع ما دون في طلب الصرف بحيث يبين جميع البيانات المتعلقة بالصنف المصروف.
4. سجّل الأصناف المصروفة بموجب نقل عهدة في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك.
5. سجّل الأصناف المصروفة كمنح أو هدايا أو هبات أو تبرعات في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك
6. سجّل الأصناف المشتراة من عائدات المقصف أوغيره في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك.
7. سجل الرصيد الموجود في المدرسة في الحقل المخصص في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك بعد كل عملية قيد أو نقل أو إرجاع للعهدة .
رابعًا : نقل العهدة
اتبع الإجراءات الآتية عند نقل العهدة داخلياً بين العاملين في المدرسة أو من إدارة أوقسم أو موقع أو منطقة إلى أخرى:
1. معاينة العهدة المراد نقلها من قبل المسلم والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا الغرض.
2. إعداد محضر بنقل العهدة من أصل وصورتين يعتمد من مدير المدرسة إذا كان داخلياً بين العاملين في المدرسة أو من مديرالتعليم إذا كان غير ذلك.
3. إرسال أصل محضر نقل العهدة من إلى إدارة أو قسم أووحدة مراقبة المخزون بإدارة التعليم لإجراء قيود نقل العهدة. وتسلم الصورة الأولى للمسلم وتسلم الصورة الثانية للمستلم.
4. متابعة إجراءات إنزال العهدة من عهد مدرستك إذا كانت منقولة منها إلى غيرها.
خامسًا : فقدان أو تلفالأصناف
1. حرر محضراً بحادث الفقد أو التلف يوقع من ثلاثة أعضاء على الأقل.
2. تقص أسباب التلف أو الفقد الحاصل وعما إذا كان ذلك نتيجة إهمال أوتقصير في الصيانة أو سوء استخدام، أو أية عوارض أخرى طارئة مع تحديد مسؤولية المقصرأو المتسبب.
3. ارفع المحضر إلى مدير التعليم لاتخاذ اللازم.
سادسًا : التخلص من رجيع المدارس من العهد
1. شكل لجنة منثلاثة أعضاء.
2. كلف اللجنة بتصنيف رجيع المدرسة ( جديدة ، صالحة للاستعمال،يمكن إصلاحها ، غير صالحة ) .
3. كلف اللجنة بكتابة بيانات لكل صنف .
4. كلف اللجنة بكتابة توصية لكل صنف إما إضافتها إلى مستودعات إدارة التعليم إذا كانت جديدة أو صالحة للاستعمال ، أو إصلاحها إذا كانت الفائدة من إعادة استعمالها تزيدعلى تكاليف الإصلاح مع بيان نوع الإصلاح المبدئي، أو التخلص منها عن طريق البيع أوالإتلاف مع مراعاة المصلحة العامة في جميع الأحوال .
5. أرسل البيانات ومحضراللجنة للمستودعات بإدارة التعليم لتتخذ الإجراءات اللازمة
6. تابع الإجراءات حتى يتم التخلص من الرجيع وينزّل من عهدة المدرسة .
سابعاً:إرجاع الأصناف إلى المستودعات1.
أرجع الأصناف إلى المستودعات كل ثلاثة أشهر أو أقل عند انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله أو في حالةالاستغناء عنها، أو عند زيادتها عن الحاجة الفعلية أو لعدم صلاحيتها أولتلفها.
2. حرر مستند إرجاع على النموذج المعد لذلك من أصل وسبع صور.
3. وقع المستند واختمه وأرسله مع الأصناف إلى المستودعات.
4. اعرض الأثاث كالكراسي وغيره على المفتش الإداري للتصديق بعدم صلاحيتها
5. اعرض الأدوات الكهربائيةعلى قسم الصيانة
6. اعرض الأدوات الرياضية والفنية والكشفية على قسم النشاط.
7. اعرض أدوات المختبرات والوسائل التعليمية على تقنيات التعليم.
8. استلم الصورة السابعة التي تفيد باستلام المستودعات للأصناف المرجعة بعد البت في أمر الأصناف المرجعة من قبل اللجنة المختصة واستلام المستودع الأصناف المرجعة.
ثامنًا : جرد الأصناف
1. اجرد جميع الأصناففي المستودع دفعة واحدة مرة كل سنة على الأقل بواسطة لجنة من غير المسؤولين عن عهدالمستودعات أو قيدها.
2. دون الأصناف في استمارة الجرد على النموذج المعد لذلك من أصل وخمس صور، بعد اعتمادها وتوقيعها.
3. أرسل الأصل والصور إلى إدارة التعليم بعد مطابقتها على ما هو مدون في بطاقة العهدة على النموذج المعد لذلك.
فديتج الغالية
تسلمين على الطرح الجميل
تسلمين على الطرح الجميل
مشكور وجزاك الله كل خير
بارك الله فيك
الكلام سهل أختي لكن تعالي صوب التنفيذ
الله يعيين الجميع و بالاخص امين المخزن وأمين السر
مرحبا خواتي
اشكر لكم مروركم الكريم على المشاركة ، بس حابة اخبرج اختي الغالية ام الحلوات
انه ربع تعاونوا ما ضلوا ن تعودنا من اشتغلت في وظيفتي كامينة سر ان يكون التسجيل اول باول تحت اشراف الوكيلة لانه هذي عهدها هي المسئولة عن العهد المدرسية اما السكرتيرة فمسئوليتها الاثاث فقط ، اما بالنسبة للجرد فلابد من تكوين لجنة من غير مسئولي العهد بالمدرسة علشان تجرد ، وانتي اساساً مسجله عهدتك وكل شيء تمام ما اعتقد انه في متاعب واي شيء تبغينه ترانا حاضرين..
اشكر لكم مروركم الكريم على المشاركة ، بس حابة اخبرج اختي الغالية ام الحلوات
انه ربع تعاونوا ما ضلوا ن تعودنا من اشتغلت في وظيفتي كامينة سر ان يكون التسجيل اول باول تحت اشراف الوكيلة لانه هذي عهدها هي المسئولة عن العهد المدرسية اما السكرتيرة فمسئوليتها الاثاث فقط ، اما بالنسبة للجرد فلابد من تكوين لجنة من غير مسئولي العهد بالمدرسة علشان تجرد ، وانتي اساساً مسجله عهدتك وكل شيء تمام ما اعتقد انه في متاعب واي شيء تبغينه ترانا حاضرين..
السلام عليكم
نشكر الاخت الكريمة على هذا الطرح
وان دل فإنما يدل على التعاون في مجال العمل
وهكذا دوما يفيد بعضا بعضا في المعلومات
بارك الله فيكم
اخوكم ابو سيف سلطان المزروعي
نشكر الاخت الكريمة على هذا الطرح
وان دل فإنما يدل على التعاون في مجال العمل
وهكذا دوما يفيد بعضا بعضا في المعلومات
بارك الله فيكم
اخوكم ابو سيف سلطان المزروعي
ممكن نموذج من الجرد
لكم جزيل الشكر،،،
اقصد عهدة المعلمة
..
بارك ربي جهدك و وقتك ألف شكر لطرحك القيم
..